Los criterios de casos registrables de OSHA, explicados

Una lesión o enfermedad es registrable ante OSHA si está relacionada con el trabajo y resulta en muerte, días de ausencia, trabajo restringido o transferencia de puesto, tratamiento médico más allá de los primeros auxilios, pérdida del conocimiento o un diagnóstico profesional significativo. Reporta las muertes dentro de 8 horas; las amputaciones, la pérdida de un ojo o una hospitalización, dentro de 24 horas.

Las pautas de registro de la Occupational Safety and Health Administration (OSHA) son un mal necesario: existen para asegurar que la seguridad en el trabajo se vigile como debe ser. Pero, a veces, entender todas las reglas y excepciones solo termina en un dolor de cabeza enorme.

Esta guía sobre la registrabilidad ante OSHA existe para evitarte ese dolor de cabeza (que, por cierto, no es un incidente registrable ante OSHA) y para que sepas todo lo que necesitas saber sobre los criterios de casos registrables de OSHA y no te metas en problemas.

Te vamos a decir exactamente cuáles accidentes deben quedar anotados en tus registros de seguridad y cuáles no. También hablaremos de las regulaciones relacionadas que tienes que cumplir. Así que vamos directo al grano.

¿Qué es un caso registrable de OSHA?

Como empleador, OSHA te exige preparar y mantener registros de lesiones y enfermedades ocupacionales graves, llamados en corto “casos registrables de OSHA”. Esto puede incluir una variedad de condiciones que resulten en cualquiera de lo siguiente:

Qué es un caso registrable de OSHA: trabajador lesionado con el brazo en cabestrillo entregando un formulario de incidente

Una muerte relacionada con el trabajo.
Pérdida del conocimiento (a menos que la cause una enfermedad preexistente como la epilepsia).
Cualquier lesión significativa o enfermedad que un profesional de la salud con licencia diagnostique como relacionada con el trabajo (por ejemplo, cáncer, una enfermedad crónica irreversible, un hueso fracturado o astillado, o un tímpano perforado). Estos casos deben registrarse al momento del diagnóstico.
Cualquier día de ausencia después del día en que ocurrió la lesión.
Trabajo restringido o una transferencia de puesto como resultado de una lesión relacionada con el trabajo. Hay restricción cuando el empleado no puede realizar sus funciones rutinarias, es decir, las actividades de trabajo que hace al menos una vez por semana.
Tratamiento médico de incidentes laborales más allá de los primeros auxilios.

Toda condición que caiga en una de estas categorías debe anotarse en un Formulario 300, que sirve como bitácora de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.

Hay criterios de registro especiales para los casos de pinchazos con agujas y objetos punzantes, los casos de tuberculosis, los casos de pérdida auditiva y los casos de retiro médico.

Una enfermedad o lesión se considera relacionada con el trabajo si hubo un evento o una exposición en el ambiente laboral que causó la condición resultante. La relación laboral también aplica si un evento o una exposición agravó una lesión o condición preexistente.

Bajo el párrafo 1904.5(b)(2)(iii), OSHA permite que el empleador refute la presunción de relación laboral si “la lesión o enfermedad resulta únicamente de la participación voluntaria en un programa de bienestar o en una actividad médica, física o recreativa, como una donación de sangre, un examen físico, una vacuna contra la influenza, una clase de ejercicio, ráquetbol o béisbol”.

Entonces, si el empleado se desmaya durante un programa voluntario, eso no sería un evento registrable ante OSHA. Pero si se desmaya durante uno de los procedimientos médicos obligatorios, como un análisis de sangre, sí se considera un evento relacionado con el trabajo y el caso sería registrable para efectos del registro de OSHA.

Para más información, consulta los criterios generales de registrabilidad de OSHA (norma 1904.7).

¿Quién debe publicar la bitácora OSHA 300 (y quién está exento)?

Si tu organización tiene más de diez empleados o pertenece a una industria con una tasa alta de incidentes peligrosos, entonces estás sujeto a las reglas de OSHA y puede que tengas que enviar tus registros en línea.

Si tuviste menos de diez empleados en el año calendario anterior y estás en una de las industrias de bajo riesgo, quedas exento de llevar el control de lesiones y enfermedades, según la norma 1904.7 de OSHA.

Nota aparte
OSHA publicó hace poco una regla final que modifica su reglamento de registro. Ahí se establece que todas las organizaciones con 250 empleados o más deben enviar sus formularios OSHA 300 y 301 de forma electrónica.

Árbol de decisión para casos registrables de OSHA

Registrar o no registrar es la duda de siempre para la mayoría de los empleadores. Hay bastantes zonas grises en el registro de lesiones y enfermedades. Y muchas veces cuesta analizar si el caso de un empleado lesionado cumple o no con los criterios exigidos.

¿Entonces cómo distinguirlos? Pues el Departamento del Trabajo de Estados Unidos tuvo la amabilidad de darnos un árbol de decisión para casos registrables de OSHA. Esta herramienta sencilla te da una idea básica de cómo funciona el proceso de reporte de accidentes y de si tienes o no que reportar un incidente.

Primero, analiza si el empleado realmente sufrió una lesión o enfermedad. Si es así, determina si la lesión o enfermedad está relacionada con el trabajo.
Si lo está, ¿es un caso nuevo? Si es así, revisa si la lesión o enfermedad cumple con los criterios generales de registro.
Si los cumple, es una lesión o enfermedad registrable ante OSHA.

Eventos registrables vs. eventos reportables ante OSHA

Todos los incidentes que cumplen con los criterios de registro deben anotarse en el Formulario 300. Pero hay 4 casos muy específicos que además se le deben reportar al gobierno dentro de un plazo definido. Estos son:

La pérdida de un ojo.
Cualquier tipo de amputación
La hospitalización de un empleado (en el sentido de tener que quedarse internado para recibir tratamiento)
Cualquier muerte relacionada con el trabajo, sea cual sea.

En todos estos casos, estás obligado a reportarle a OSHA por teléfono o mediante un formulario en línea.

Este tipo de incidentes se deben reportar dentro de las 24 horas siguientes a que te enteres de ellos, menos las muertes. Las muertes se reportan dentro de las 8 horas siguientes a que se descubra el fallecimiento, ya sea después de un accidente laboral o de una hospitalización. Esto es para que se pueda hacer una inspección de seguridad en el lugar de trabajo lo antes posible.

Si necesitas reportar un incidente, tienes 3 opciones:

¿QUÉ HAGO?	¿CÓMO LO HAGO?
Llama a la Oficina de Área de OSHA más cercana	El enlace te lleva a un mapa donde eliges tu ubicación y consigues el número correcto.
Llama a la línea directa de OSHA, disponible las 24 horas	1-800-321-6742
Reporta el incidente en línea	https://www.osha.gov/pls/ser/serform.html

Puedes ver a fondo las pautas de reportabilidad aquí, en la 1904.39(b)(6) de OSHA.

Casos especiales

Otro factor importante que hay que recordar al determinar si un incidente es registrable ante OSHA es que tiene que haber sido por una exposición o un evento en el lugar de trabajo que causó la lesión registrable o la muerte durante las horas laborales. Si no se cumple esto, el incidente no es reportable.

Ten en cuenta también que, si la atención hospitalaria del paciente solo es para observación, entonces el incidente es registrable pero no reportable. Por ejemplo, si un trabajador se cayó durante su jornada, fue ingresado al hospital y lo dejaron en observación pero le dieron de alta al día siguiente, ese accidente se considera no reportable.

Si sigues sin tener claro qué constituye un incidente reportable y registrable ante OSHA, lo mejor es contactar a la agencia y pedir una aclaración.

También puedes consultar los requisitos de reporte de OSHA para más información o aclaraciones.

Eventos registrables ante OSHA vs. incidentes de primeros auxilios

Ya sabemos que los eventos registrables implican algún tratamiento médico más allá de los primeros auxilios. El problema es que tu definición puede diferir de la de OSHA. Tú puedes creer que el tratamiento que se dio cae en esa categoría, pero según las regulaciones de OSHA en realidad era una lesión registrable, y viceversa.

Registrable ante OSHA vs. primeros auxilios: material de primeros auxilios extendido junto a una carpeta de reportes sin abrir

Los primeros auxilios incluyen lo siguiente:

Tratamiento normal con medicamentos sin receta a dosis de venta libre.
Vacunas contra el tétanos u otras vacunas aplicadas en el lugar de trabajo.
Limpieza de heridas superficiales.
Uso de vendas, curitas, gasas, suturas de mariposa, etc.
Uso de terapia de calor o frío.
Uso de medios de soporte no rígidos, como vendas elásticas, envolturas o cualquier otra estructura de soporte no rígida.
Uso de dispositivos que inmovilizan temporalmente al trabajador, como cabestrillos, férulas, collarines y tablas espinales.
Drenaje de ampollas o de uñas para eliminar la presión.
Parches oculares.
Extracción de cuerpos extraños del ojo únicamente con irrigación o hisopos.
Extracción de material extraño del cuerpo, como astillas, en cualquier parte que no sea el ojo.
Uso de masajes que no sean parte de un tratamiento quiropráctico o de fisioterapia.
Reposición de líquidos para aliviar síntomas de estrés por calor.

Puedes encontrar todas las condiciones que OSHA considera incidentes de primeros auxilios en esta lista.

Nota aparte
Obviamente es mala idea subreportar incidentes, pero también es mala idea sobrerreportarlos. No solo le pueden citar a tu empresa una violación a las reglas de OSHA, sino que tu tasa de incidentes quedará inflada de forma artificial, lo que significa que subirás en la lista para inspecciones.

Ejemplos de eventos registrables

Registrable	No registrable
Acudir a profesionales de la salud por tratamientos que van más allá de los primeros auxilios.	Condiciones tratadas con primeros auxilios.
Cortes, laceraciones, raspones y heridas punzantes que requieren suturas, grapas, pegamento médico, desinfectante y limpieza quirúrgica.	Limpieza normal, vendaje, curita, soporte no rígido.
Inoculaciones necesarias como tratamiento específico de lesiones relacionadas con el trabajo.	Vacunación, inmunización o vacuna contra el tétanos aplicada por salud pública u otras razones.
Oxígeno administrado por lesiones o enfermedad.	Oxígeno administrado como medida preventiva.
Pérdida del conocimiento por químicos, gas, calor, una lesión o un accidente en el trabajo.	Pérdida del conocimiento por epilepsia, narcolepsia, diabetes o cualquier otro problema de salud personal.
Astillas que no se pueden sacar por medios simples por el lugar de la lesión, la profundidad, la forma o el tamaño.	Astilla retirada del cuerpo con pinzas, agujas, herramientas pequeñas o hisopos de algodón, en cualquier parte que no sea el ojo.Extracción de astillas o cuerpos extraños del ojo únicamente con irrigación o hisopo de algodón.
Dislocaciones o distensiones que requieren un sistema de soporte rígido, terapia quiropráctica o fisioterapia recomendada por un médico con licencia.	Terapia normal de calor o frío aplicada en el trabajo, uso de soporte no rígido como vendas, envolturas, etc. Uso de dispositivos temporales de inmovilización, incluidos cabestrillos, férulas, collarines y tablas espinales.
Moretones o contusiones provocados por agujas al drenar un moretón.	Uso de medicamentos sin receta para tratar cualquier lesión.

Y ya que estamos en esto, quizá también te interesen estos ejemplos de reportes de incidentes en el trabajo.

Los formularios de incidentes registrables de OSHA

Estos son los tres formularios que tienes que llenar:

Formulario OSHA 301 (reporte de incidente de lesión y enfermedad)

Tienes que llenar este formulario por cada incidente registrable dentro de siete días de ocurrido. Este formulario da los detalles del trabajador lesionado y la naturaleza del incidente.

Formulario OSHA 300 (bitácora de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo)

Este formulario lleva una bitácora de todos los incidentes registrables del año calendario pasado y se debe entregar cada año. Recoge los elementos más importantes del Formulario 301. Su propósito es ayudarle a OSHA a evaluar si la instalación tiene medidas de seguridad adecuadas.

Formulario OSHA 300A (resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo)

Este formulario es un tablero para reportar todos los incidentes registrables de cada año. Incluye datos como el número total de accidentes reportables, cuántos días de trabajo se perdieron y el tipo de incidentes. El propósito es capturar la tasa de incidentes a través de los distintos reportes de accidentes de OSHA. El año calendario empieza en abril y termina en febrero.

También tienes que darles a los trabajadores acceso transparente a los formularios 300, 300A y algunas partes del Formulario 301, según la 1904.35 de OSHA.

¿Qué es la tasa total de incidentes registrables (TRIR)?

El TRIR es el número de incidentes registrables de una empresa en un año calendario. OSHA le sigue la pista a este número para medir el desempeño en seguridad y decidir si te hace una visita. Aquí tienes una guía sencilla para calcular el TRIR por si la necesitas.

¿Qué es la tasa de días de ausencia, trabajo restringido o transferencia (DART)?

DART significa tasa de días de ausencia, trabajo restringido o transferencia. Es un indicador reactivo, igual que el TRIR y el LTIR. OSHA le da seguimiento al DART porque muestra tu tasa de incidencia y qué tanto impacto tienen los incidentes en tus operaciones.

Preguntas frecuentes sobre casos registrables de OSHA

P: ¿Cuáles son los 4 incidentes en el trabajo que obligan a reportar directamente a OSHA por teléfono o en línea?
R: La pérdida de un ojo, una amputación, una hospitalización y cualquier muerte relacionada con el trabajo.

**P: ¿Las restricciones son registrables ante OSHA?**R: Una restricción de trabajo solo es registrable si afecta las funciones rutinarias del empleado.

**P: ¿Una férula en un dedo es registrable ante OSHA?**R: Sí, siempre, porque una férula siempre se considera tratamiento médico.

**P: ¿Una receta médica es registrable ante OSHA?**R: Sí, porque se considera tratamiento médico.

P: ¿La pérdida del conocimiento se considera un evento registrable ante OSHA?
R: Sí, a menos que la cause una condición preexistente como la epilepsia.

P: ¿El COVID-19 es registrable ante OSHA?
R: Los requisitos de registro actualizados de OSHA incluyen el COVID-19 como enfermedad registrable, y eso significa que eres responsable de llevar un registro de los casos de COVID-19 registrables ante OSHA en estas situaciones:

El empleado tiene un caso confirmado de COVID-19.
El caso es una enfermedad relacionada con el trabajo. Encuentras más detalles en la pauta 1904.5.

P: ¿El “trabajo ligero” es una restricción registrable?

R: El reglamento de registro de OSHA, sección 1904.7(b)(4)(vii), indica que el “trabajo ligero” puede tener que registrarse como una restricción. En esos casos, hay que preguntarle explícitamente al médico “si el empleado puede realizar todas sus funciones rutinarias y trabajar todo el turno que normalmente se le asigna”. Si la respuesta a una de esas preguntas, o a las dos, es no, entonces hay que registrarlo como un caso de trabajo restringido.

P: ¿Cómo se cuentan los días de trabajo restringido?

R: Los días de transferencia de puesto o de restricción se cuentan igual que los días de ausencia (ver 1904.7(b)(3)(i) a (viii)). Cuentan tanto los fines de semana como los días entre semana. La diferencia está en cuando le asignas de forma permanente al empleado lesionado o enfermo un puesto modificado o cambiado de manera permanente. Si el empleado no realiza sus funciones rutinarias en el nuevo puesto, puedes dejar de contar los días.

Lo esencial

Conclusión

Los requisitos de reporte de OSHA existen para mantener un registro transparente de los accidentes en el lugar de trabajo. Por eso se anima a los empleadores a llevar registros y reportes de incidentes de OSHA exactos y a ponerlos a disposición tanto del gobierno como de los empleados. La meta es fomentar un ambiente de trabajo más seguro, donde la gente pueda trabajar con el mínimo riesgo de lesionarse.

Esperamos que esta guía te haya ayudado a entender los criterios de casos registrables de OSHA y qué cuenta como un caso registrable ante OSHA y qué no.